Разработка BPMS—системы
Контекст и проблема
Крупнейший нефтедобывающий холдинг инициировал разработку BPMS системы для создания и сопровождения систем информационной безопасности (ИБ). Компания ведёт деятельность в нескольких странах, обладает сложной IT-инфраструктурой и работает с критически важной информацией, что требует строгого контроля за безопасностью данных.
До внедрения системы процесс работы отелов был разрозненным и трудоемким. Документы существовали в разных форматах, согласование требовало множества ручных операций, а контроль версий и изменений вызывал сложности. Основные вызовы включали:
- Низкую прозрачность процессов – сложно отслеживать статусы документов и решений.
- Долгий цикл согласования – ручные процессы задерживали работу.
- Высокие риски ошибок – из-за отсутствия единого стандарта.
- Разрозненность данных – информация хранилась в различных системах и форматах.
Цели
Целью проекта стало создание интуитивно понятной, эргономичной и надежной системы, способной автоматизировать управление жизненным циклом систем ИБ, повысить скорость принятия решений и минимизировать риски.
01
Обеспечить централизованный контроль за созданием и сопровождением ИБ-систем
02
Создать удобный интерфейс для работы с документами и данными для разных ролей
03
Обеспечить надежную защиту данных и соответствие требованиям регуляторов
04
Интегрировать систему с существующими решениями в инфраструктуре заказчика.
Основные этапы работы
01
Исследование и анализ
Были изучены существующие бизнес-процессы, выявлены болевые точки пользователей и сформулированы ключевые требования к интерфейсу.
02
Формирование концепции UX/UI
На основе собранных данных была разработана концепция пользовательских путей, отражающая все этапы работы с документами: создание, согласование, подписание, хранение и архивирование
03
Прототипирование и тестирование
Созданные прототипы тестировались на фокус-группах, что позволило улучшить навигацию и логику взаимодействия.
04
Передача в разработку (Handover)
Подготовка иконок и иллюстраций. Контроль соответствия верстки дизайн-макетам на этапе разработки.
Результаты
Созданная система не только повысила эффективность управления, но и стала важным инструментом в цифровой трансформации холдинга
Автоматизированный документооборот
Исключение бумажных процессов и ручных операций. Сокращение времени на согласование документов.
Прозрачность жизненного цикла документов
Уменьшение количество ошибок и дублирующихся данных. Ускорение процессов подготовки отчетности и аудита.
Интеграция с корпоративными системами
Улучшение взаимодействия между департаментами и упрощение контроля за исполнением нормативных требований
Безопасность
Отслеживание всех изменений и действий